DSpace açık kaynak kodlu kurumsal arşiv sistemi, kurum bünyesinde üretilen bilgi kaynaklarının açık erişime sunulması amacıyla geliştirilmesine başlanmış bir yazılım projesidir. Bu yazılım projesi, dijital içeriklerin uzun süreli depolama, koruma ve erişime sunması yönünden büyük avantajlara sahip iken bu işlemleri gerçekleştirmek için kullandığı bölüm, koleksiyon, kullanıcı oluşturma, yetkilendirme, ilişkilendirme, güncelleme, ... gibi işletmeye yönelik işlemlerde ciddi bir yetersizliğe sahipti.

Bu açık kaynaklı yazılım projesinin dezavantajlarını ortadan kaldırmak, kurumumuza ve ülkemizin işleyişine göre özelleştirmek için;
- Oturum açma/kapatma ve Şifre işlemlerinin giriş şekilleri tamamen değiştirildi. Bu değişiklikle, kurum personelinin Fırat Üniversitesinin başlattığı ve halen devam eden Tek hesap. Tüm Fırat projesine uyumlu çalışması şeklide çalışması sağlanmıştır. Kişiler DSpace üzerinde oturum açmak istediğinde, sistemimiz kişiyi Merkezi Kimlik Doğrulama Servisi(CAS)' a yönlendirecektir. Kişi başarılı bir şekilde oturum açmışsa oturum açan kişin ad, soyad, … vb. gerek duyulan tüm bilgileri sisteme otomatik olarak aktarılmaktadır. Böylelikle kişilerin ayrı ayrı kullanıcı adları ve şifleri kullanmak zorunda değillerdir.
- Bölüm, Koleksiyon oluşturma ve yetkilendirme işlemleri, DSpace’ in Ana Sayfasında gördüğünüz Bölümler ve Koleksiyonlar tamamen yazılımlarla inşa edilmektedir. Geliştirdiğimiz yazılım agent’ ı kendisine belirtilen periyodik zamanlarda öğrenci otomasyon sisteminde bulunan fakülte, bölüm bilgilerini alarak aynı zamanda işleyişte istisnalara sahip Tıp Fakültesi, Veteriner Fakültesi, Su Ürünleri Fakültesi, Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı, …nın hiyerarşileri alarak DSpace üzerinde bölümlerin ve koleksiyonların oluşturulması, güncellenmesi, yetkilendirilmesi işlemleri DSpace ile entegre olarak gerçekleştirir.
- Ara yüz işlemleri, DSpace’ in ara yüzü geliştirilerek kurumumuzun kimliğini taşıması sağlanmıştır.
- Yayın Gönderme İşlemleri, DSpace sisteminde tasarladığımız ve yazılımlar ile oluşturulan şu an yaklaşık 4.000 adet koleksiyonumuzun hangi türde yayın girişleri yapılacağını tamamen yaptığımız yazılımsal geliştirmeler ile otomatik haritalanmakta ve ek olarak kullanıcı tarafından tercih edilebilmesi sağlatılmıştır. Bu işlem neticesinde personellerimiz;

• makale girişi yapmak istediğinde sadece makale veri giriş standartlarının ekrana gelmesini,
• benzer şekilde bildiri girişi yapmak istediğinde,
• benzer şekilde rapor ve bilimsel araştırma girişi yapmak istediğinde,
• benzer şekilde kitap veya kitap bölümü girişi yapmak istediğinde,
• …

sağlayarak kullanıcılarımızın konu başlığı haricinde farklı alanlarla zaman kaybetmesini engellemiş ve sistem verilerinin doğruluk oranını arttırmıştır.

Ana hatalarıyla belirtilen aşağıdaki modüller, tamamen yazılımlarla otomatik olarak yaptırılarak DSpace’ in işletme esnasında sahip olduğu büyük dezavantajlar ortadan kaldırılmıştır.

Yapıtığımız bu işlemler ile ülkemizde ilk olduğumuzu MIT, Cambridge gibi üniversiteler incelendiğinde dünyada sayılı yerde olduğumuza inanıyoruz.

Bu geliştirmeleri gerçekleştiren ve katkı sağlayanlar: