FIRAT ÜNİVERSİTESİ KURUMSAL AÇIK ARŞİV POLİTİKASI Bağlam: Fırat Üniversitesi, 1975 yılından itibaren ülkemizin kalkınmasına hizmet edecek ve toplumun ihtiyaçlarına cevap verecek nitelikte eğitim vermeyi, araştırmalar yapmayı ve araştırma sonuçlarını mümkün olan en geniş kitlelere sunmayı ilke edinmiştir. Fırat Üniversitesinde gerçekleştirilen akademik çalışmaların arşivlenmesi ve açık erişim ile paylaşılması, bu çalışmaların görünürlüğünü ve tanınırlığını artıracaktır. Bu nedenle akademik çalışmaların mümkün olan en geniş kitlelere ulaştırılabileceği bir açık erişim mekanizması ve bu kapsamda hizmet verecek bir açık erişim arşivinin kurulmasına karar verilmiştir. Bu çerçevede, Fırat Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı, araştırmacılara ait çalışmaların uygun formatta derlenmesinde, uzun dönemli korunmasında ve açık erişime sunulmasında stratejik bir rol oynayacaktır. Fırat Üniversitesi Bilgi İşlem Daire Başkanlığı, açık erişim ve kurumsal arşivin kurulmasında aktif rol almak ve her türlü elektronik ortam güvenliğini sağlamakla yükümlüdür. Politika Amaçları: a) Kurumsal Arşiv bağlamında; Fırat Üniversitesi bünyesinde üretilen akademik çalışmaların uzun dönemli derlenmesinin ve korunmasının sağlanması, b) Açık Erişim bağlamında; Fırat Üniversitesi bünyesinde üretilen akademik çalışmaların mümkün olan en geniş kitlelerin erişimine sunulması amaçlanmaktadır. Kapsam: Bu politika; Fırat Üniversitesi tarafından doğrudan ya da dolaylı olarak desteklenen ve üniversite mensuplarınca gerçekleştirilen tüm akademik çalışmaların Açık Arşivde depolanmasını ve bu kaynakların tüm paydaşlara telif haklarına dikkat edilerek sunulmasını kapsayacak şekilde Üniversite Senatosu tarafından belirlenmiştir. İlkeler: Fırat Üniversitesi mensupları, akademik çalışmaların uzun dönemli derlenmesi ve korunması konusunda aşağıdaki koşulları kabul eder: a) Yazarlar ve Açık Arşivden faydalanan tüm kullanıcılar, 5846 sayılı Fikir ve Sanat Eserlerini Koruma Kanununa uygun hareket etmek zorundadırlar. b) Fırat Üniversitesi mensuplarının, tüm akademik çalışmaları Açık Erişim Arşivinde depolanır. Ambargo vb. koşullar nedeniyle sınırlandırılmış veya tamamen engellenmiş bazı bireysel çalışmalar bu ilkenin dışındadır. c) Akademik çalışmaların tam metinlerinin depolama sırasında ya da daha sonra mümkün olan en kısa zamanda erişime açılması şarttır. Yayıncı sınırlaması nedeniyle hemen erişime açılmayan yayınlar olması durumunda depolama şartı değişmez ama yayıncının ambargo süresi dolana kadar yayınlar erişime kapatılır. d) Yayıncı sınırlaması olsa da, akademik çalışmaların üst verilerinin (başlık, yazarlar, kurumsal bağlantı, makaleyi kabul eden derginin adı vb.) depolama sırasında hemen erişime açılması şarttır. e) Fırat Üniversitesi Bilgi İşlem Daire Başkanlığı, açık erişim ve kurumsal arşivin kurulmasında aktif rol alarak her türlü elektronik ortam güvenliğini sağlamakla yükümlüdür. f) Fırat Üniversitesi Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı, Açık Arşivde yer alan tüm akademik çalışmaların derlenmesini ve uzun dönemli korunmasını koordine eder. g) Yazarın yayıncılarla yaptığı anlaşmalar ve kişisel arşivleme seçenekleri göz önüne alındığında çalışmalara erişim, Kamuya Açık Erişim ve Ambargo Süresi Sonunda Açık Erişim (ambargo süresi 12 ayı geçemez) olmak üzere iki başlıkta uygulanacaktır. Yayıncı kuruluşun kamuya açık erişime izin vermediği veya ambargolu durumlarda, yayının bibliyografik künyesi ve veri tabanındaki URL adresinin verilmesi zorunludur. h) Fırat Üniversitesi mensupları, bilimsel çalışmalarının Açık Arşivde dağıtım ve koruma prensiplerine uygun şekilde depolanacağını kabul eder. i) Fırat Üniversitesi mensupları, farklı kurumlardan birden fazla yazarla hazırladıkları çalışmaları Açık Arşivde depolayabilirler. Çok yazarlı çalışmalarda, kaynağı başyazar depolar. İlk yazarın lisans/lisansüstü öğrencisi veya bağımsız bir kişi olduğu durumlarda yayın, isim önceliğine göre Fırat Üniversitesi mensubu tarafından depolanır. İşleyiş: a) Fırat Üniversitesi Rektörlüğü, bu politikanın uygulanmasından sorumlu olacak ve gerektiğinde ortaya çıkabilecek anlaşmazlıkların çözümünde ve politikada yapılabilecek değişiklikler konusunda yürütücü görevini üstlenecektir. b) Fırat Üniversitesi Rektörlüğü, Açık Erişim Danışma Kurulu kurulmasına öncülük ederek bu kurulun yürütücülüğünü üstlenecektir. Açık Erişim Danışma Kurulu: - Rektör veya görevlendireceği bir Rektör yardımcısı, - Fakülteler adına Rektörün görevlendireceği iki kişi, - Enstitüler adına Rektörün görevlendireceği bir kişi, - Yüksekokullar adına Rektörün görevlendireceği bir kişi, - Bilgi İşlem Daire Başkanı, - Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanı olmak üzere yedi kişiden oluşur. Açık Erişim Danışma Kurulu, bu politikanın yürürlüğe girmesini takip eden tarihten itibaren her yıl, bu politikanın değerlendirilmesinden sorumlu olacaktır. Kurul, gerekli gördüğü durumlarda politikayı revize etmek veya değiştirmek amacıyla öneri ve görüşlerini Fırat Üniversitesi Senatosuna sunabilir. FIRAT ÜNİVERSİTESİ KURUMSAL AÇIK ARŞİV YÖNERGESİ Bu yönerge, Fırat Üniversitesi öğretim elemanları ve öğrencileri tarafından üretilen bilimsel çalışmaların kütüphane bünyesinde oluşturulan Kurumsal Arşive elektronik ortamda aktarılmasına ve açık erişime sunulmasına ilişkin esas ve usulleri düzenler. Amaç Madde 1 - a) Üniversitemizde üretilen akademik çalışmaların, açık erişim standartlarına uygun olarak derlenmesi ve Kurumsal Akademik Arşivlerde korunmasını sağlamak, b) Atama ve yükseltmeler ile diğer kurul içi değerlendirmelerde dikkate alınan bilimsel çalışmaların Kurumsal Akademik Arşivlerde açık erişime açılmasını sağlamak, c) Üniversitemizdeki bilimsel çalışmalara daha geniş kitlelerin kolay ve hızlı erişimini sağlamak, ç) Üniversitemiz araştırmacılarının açık arşivde yer alan bilimsel çalışmalarının daha fazla atıf almalarını sağlamak, d) Ulusal ve uluslararası açık arşiv çalışmalarına katkıda bulunmak, e) Üniversitemizin ulusal ve uluslararası düzeyde tanınırlığını ve saygınlığını artırmak, f) Üniversitemize ait yayınların etki faktörlerinin artmasını sağlamak, g) Araştırma sonuçlarının başka araştırmalara kaynaklık etmesini kolaylaştırmak, aynı veya benzer araştırmaların tekrarını önlemek, ğ) Bilimsel çalışmalara ücretsiz erişim sağlayarak ülke ekonomisine katkı sağlamak. Kapsam Madde 2 - Kurumsal Arşivin kapsamı aşağıdaki materyallerden oluşmaktadır: a) Ulusal ve uluslararası bilimsel dergilerde yayımlanmış makaleler, b) Konferans ve sempozyum bildirileri/sunumları, c) Yüksek lisans ve doktora tezleri, ç) Seminerler, d) Proje çalışmaları, e) Kitap/kitap bölümleri, f) Patentler, g) Kitapların bibliyografik künyesi, ğ) Teknik dokümanlar. Tanımlar Madde 3 - Bu yönergede geçen; a) Açık Erişim: Araştırmacıların bilimsel yayınlarının tam metinlere finansal, yasal ve teknik engeller olmaksızın kamuya açık internet aracılığıyla ücretsiz olarak erişebilmelerini, b) Kurumsal Akademik Arşiv: Üniversitemizde üretilen akademik çalışmaların arşivlenerek açık erişime sunulduğu sistemleri, c) Akademik Arşiv: Kurumsal Akademik arşivlerde arşivlenen yayınların merkezi olarak harmanlanmasını ve açık erişime sunulmasını, ç) İvedi Arşivleme/Opsiyonel Erişim: Akademik çalışmaların hakem denetiminden geçmiş biçimlerinin ivedilikle Kurumsal Akademik Arşiv sisteminde arşivlenmesi ve erişime açılması sürecini, d) Arşivleme: Akademik çalışmaların Kurumsal Akademik Arşiv sisteminde depolama sürecini, e) Ambargo: Araştırma sonuçlarının belli bir süre (6-12 ay) erişime kapalı tutulmasını ifade eder. Gerekçe Madde 4 - Üniversitemizde basılı ve elektronik ortamda üretilmekte olan akademik çalışmaların (Ulusal ve uluslararası bilimsel dergilerde yayımlanmış makaleler, konferans ve sempozyum bildirileri/sunumları, yüksek lisans ve doktora tezleri, seminerler, proje çalışmaları, kitap/kitap bölümleri, patentler, kitapların bibliyografik künyesi, teknik dokümanlar vb.) bir araya toplanması ve Üniversitemiz bünyesinde uluslararası açık erişim standartlarına uygun bir kurumsal akademik arşiv sisteminin oluşturulmasıdır. Dayanak Madde 5 - Bu yönerge metni, 2547 sayılı Yüksek Öğretim Kanununun 4/c maddesine ve Yüksek Öğretim Kurulu Başkanlığı'nın 36054236-806.02.04-06 sayı ve 'Kurumsal Arşiv Çalışmaları' konulu yazısına dayanılarak hazırlanmıştır. Yetki ve Sorumluluklar Madde 6 - Öğretim elemanları ve öğrenciler; a) Öğretim elemanları yıl içerisinde gerçekleştirdikleri bilimsel çalışmalarını, yayımlandıktan sonra en geç bir ay içerisinde Kurumsal Arşive aktarmakla sorumludurlar. b) Öğretim elemanları ve öğrenciler, bu yönergenin yürürlüğe girdiği tarihten sonra, öncelikle beş yıl öncesine kadar olan bilimsel çalışmalarını, daha sonra son beş yıldan önceki tüm bilimsel çalışmalarını Kurumsal Arşive aktarmakla sorumludurlar. c) Bilimsel yayınların Kurumsal Arşive aktarılması işlemlerinin takibi Bölüm/Anabilim Dalı/Program Başkanlıkları tarafından yürütülecektir. ç) Enstitüler, lisansüstü öğrencilerinin seminer ve tezlerini tescil tarihinden itibaren, en geç bir ay içerisinde Kurumsal Arşive aktarmasını sağlamakla sorumludurlar. d) Kurumsal Arşive eklenen materyalin, açık erişime tam metin olarak (ambargolu yayınlar için en fazla 12 ay sonunda) açılması zorunludur. Madde 7 - Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı; a) 2547 sayılı Yüksek Öğretim Kanununun 6. bölüm 42. maddesi d. bendine göre amaç; kurumun bilimsel ve entelektüel birikimini eksiksiz derleme altına almaktır. Kütüphane, bu gerekliliği yerine getirmekle sorumludur. b) Kurumsal Arşivden sorumlu personelle ilgili bilgiler bölüm başkanlıklarına bildirilir. c) Öğretim elemanlarını ve öğrencileri Kurumsal Arşivden haberdar etmek amacıyla, bilgilendirme kılavuzları hazırlanır, gerekli tanıtım ve bilgilendirme çalışmaları yapılır. ç) Öğretim elemanlarının ve öğrencilerin Kurumsal Arşive aktardıkları bilimsel çalışmalara ait üst veri (metadata) girişleri kontrol edilir ve düzenlemeler yapılır. d) Yıl içinde öğretim elemanlarının teslim ettikleri bilimsel çalışmalar ile eğitim-öğretim yılı sonunda verilen performans değerlendirme raporları karşılaştırılarak kontrol edilir. e) Yıllık performans değerlendirme raporları sistemden veya Bölüm/Anabilim Dalı/Program Başkanlıklarından alınır. f) Yıllık performans değerlendirme raporunda bulunan ancak Kurumsal Arşivde bulunmayan çalışmalar listelenir. Bu listeler, öğretim elemanlarının konudan haberdar edilmesi ve gerekli işlemlerin yapılması amacıyla Bölüm Başkanlıklarına gönderilir. g) Kurumsal Arşive aktarılmış olan ancak yıllık performans raporunda bulunmayan çalışmalar listelenir. Bu listeler, öğretim elemanlarının konudan haberdar edilmesi ve gerekli işlemlerin yapılması amacıyla Bölüm Başkanlıklarına gönderilir. ğ) Sağlama ve kontrol tamamlandıktan sonra tüm uyarılara rağmen belirtilen sürede Kurumsal Arşive gönderilmeyen çalışmalar için uyarı yazısı yazılır ve onaylanan faaliyet raporu listeleri ile beraber Dekanlıklara iletilir. h) Öğretim elemanları ve öğrenciler tarafından üretilen ve kurumun bilimsel ve entelektüel varlığını oluşturan çalışmaların Kurumsal Arşiv aracılığı ile erişime sunulması, uzun dönem korunarak saklanması ve güvenlik altında tutulması için gerekli teknik alt yapı Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı ile birlikte yürütülür. ı) Kurumsal Arşiv çalışmasına yönelik olarak diğer üniversite ve kurumlarla yapılacak anlaşmalar ve işbirlikleri Rektörlük onayına sunulmak üzere Kütüphane tarafından yürütülür. Madde 8 - Bölüm/Anabilim Dalı/Program Başkanlıkları; a) Öğretim Elemanlarının tamamlanmış yıllık performans değerlendirme raporlarını kütüphaneye iletir. b) Kütüphane tarafından gönderilen listeleri inceler ve öğretim elemanlarına gerekli uyarıları yapar. Yayımlama ve Yararlanma Hakkı Madde 9 - Fırat Üniversitesi Kurumsal Arşivinde bilgi kaynaklarını yayımlama ve onlardan yararlanma hakkı aşağıda belirlenen koşullarda gerçekleştirilir. a) Fırat Üniversitesi Öğretim Elemanları, kendilerine ait her türlü bilimsel çalışmayı veri giriş formu aracılığı ile arşive ekleyeceklerdir. Kurumsal Arşive aktarılan verilerin kontrolü Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı tarafından yapılacaktır. b) Herhangi bir yerde yayımlanmış veya yayımlanma kararı alınmış akademik çalışmaların, yayımlandığı yerdeki formatı ile aynen yer almaması koşulu ile sisteme yüklenmesi telif hakkı ihlalini doğurmaz. c) Açık Arşivde bulunan çalışmalardan yararlanıldığında, kullanan kişinin kaynak göstermesi bilimsel etik açısından gerekli ve zorunludur. Kaynak göstermede, kullanılan çalışmanın adı ve yazarıyla birlikte açık arşivin URL adresi verilmelidir. ç) Açık arşivde yer alan yayınlara, anahtar kelime ve bibliyografik bilgiler taranarak erişim sağlanacaktır. d) İsteyen herkes sistemde kayıtlı çalışmalara serbestçe erişip kullanabilir. Yürürlük Madde 10 - Bu yönerge, Fırat Üniversitesi Senatosu tarafından onaylandığı tarihte yürürlüğe girer. Yürütme Madde 11 - Bu yönerge, Fırat Üniversitesi Rektörü tarafından yürütülür.